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Politiques de confidentialité et de renseignements personnels

POLITIQUES DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans le texte le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

Cette politique s’adresse à plusieurs types d’utilisateurs sur les URL propulsés par la plateforme Salon virtuel interactif (ci-après « SVI »), en ligne. La présente politique gouverne la collecte de renseignements personnels ou confidentiels par le promoteur par l’utilisation de la plateforme SVI. Le gestionnaire de la plateforme, étant le fournisseur de service du promoteur pour l’opération de la plateforme, se gouvernera également conformément aux présentes.

En vous enregistrant dans la Foire virtuelle ou en utilisant la plateforme, vous acceptez que le promoteur recueille, utilise et transfère les renseignements personnels que vous fournissez sur la plateforme SVI, conformément aux conditions de la présente politique. Si vous n’êtes pas d’accord avec la façon dont le promoteur de la plateforme recueille et traite les renseignements personnels recueillis via la Foire virtuelle, veuillez ne pas utiliser la plateforme SVI.

DÉFINITIONS

« Foire virtuelle » : Mot utilisé pour désigner la Foire virtuelle ainsi que tous les sites Internet en lien ou propulsés par la plateforme web SVI. La Foire virtuelle est un événement de rencontre B2B qui se déroule sur internet durant une période donnée. La Foire  virtuelle rassemble des visiteurs, des organismes, des acteurs économiques,des municipalités, des villes, des exposants et des institutions.

« visiteur » : Un candidat est une personne qui verse dans la Foire virtuelle des renseignements personnels dans le but de participer à l’événement et de discuter par clavardage ou par messagerie vidéo avec les exposants. Aux fins de cette politique, le mot visiteur inclut utilisateur ainsi que toute personne physique ou moral intéressée par obtenir des informations ou échanger avec un organisme.

« organisme » : Un organisme est une personne physique ou morale qui aura téléversé dans la Foire virtuelle des informations pour aider les visiteurs et qui offre un kiosque virtuel dans la Foire virtuelle.

« utilisateur » : Un utilisateur est un visiteur, un organisme, un partenaire (entreprise ou partenaire institutionnel), un représentant, promoteur ou encore un de leurs représentants, qui a recours à la plateforme SVI afin de participer à une activité virtuelle.

« promoteur » ou « nous »  : RDÉE Canada  1 rue Nicholas bureau 606 Ottawa, Ontario K1N 7B7.  Le RDÉE Canada est le principal organisateur d’un événement B2B qui regroupe des entreprises et des organismes. 

« gestionnaire de la plateforme» : entreprise ayant son siège  dans la province de Québec au Canada.

INFORMATION TRANSMISE AUTOMATIQUEMENT

Dès que vous accédez à la Foire virtuelle, un certain nombre de renseignements sont échangés automatiquement, sans que vous ayez à intervenir, entre votre ordinateur et le serveur du SVI.

  1. a) Fichiers Témoins

Le présent site place un fichier témoin (« cookie ») sur les ordinateurs des candidats. Ce fichier témoin nous permet de suivre les activités des candidats sur la plateforme SVI.

  1. b) Échange d’information sur votre équipement

Un échange d’information sur votre équipement (matériel et logiciel) est nécessaire pour que le fichier transmis par le serveur soit compatible avec l’équipement informatique que vous utilisez. Le gestionnaire de la plateforme conserve par ailleurs l’information requise pour comptabiliser le nombre de visiteurs, les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par la clientèle du site, les sites de référencement et le pays d’origine des candidats.

Les informations transmises automatiquement entre ordinateurs permettent dans certains cas de vous identifier personnellement. 

LIENS VERS D’AUTRES SITES

La Foire virtuelle propose des liens vers d’autres sites Web (appartenant à des tiers). Lorsque vous quittez la plateforme SVI, les renseignements échangés ne sont plus assujettis à cette politique de confidentialité, mais à celle du site web externe, le cas échéant. 

Le fait de fournir des liens externes ne signifie pas que le promoteur partage les opinions de leurs auteurs. Par conséquent, le promoteur et le gestionnaire de la plateforme ne pourront, en aucun cas, être tenus responsables des idées, des opinions et des données, quelles qu’elles soient, disponibles dans ces sites externes. Les liens externes sont indiqués dans le seul but de permettre à l’utilisateur de trouver un complément d’information, de participer à une conférences offert par le promoteur ou un organisme.

INFORMATIONS RECUEILLIES ET CONSERVÉES

  1. a) Consultation des pages d’accès public

Les seules informations recueillies dans les pages d’accès publics sont les suivantes :

  • le nom, l’adresse, l’adresse IP et le domaine Internet utilisés pour accéder à la Foire virtuelle;
  • le type et la version du navigateur et du système d’exploitation utilisé;
  • le site Web d’où vous venez (quand vous avez cliqué sur un lien menant à notre site).

Ces données sont recueillies par l’utilisation de cookies ou de témoins. Elles servent uniquement à des fins de statistiques et nous permettent entre autres de savoir quelles pages ont été consultées, pendant combien de temps et dans quel ordre. Ces données sont préservées indéfiniment aux fins d’analyse, et notamment de comparaison de données statistiques d’année en année. 

  1. b) Renseignements spécifiques aux visiteurs

Les informations des visiteurs sont lisibles par les exposants et les organisme lorsque les candidats visitent les stands virtuels et les documents PDF des exposants ou des organismes. Si vous ne voulez pas qu’un exposant voit vos données, vous ne devez pas visiter son kiosque virtuel ou les éléments que l’on retrouvent sur son kiosque virtuel (Document PDF, vidéo, image).

Pour avoir accès au service de la Foire virtuelle en tant que visiteur, vous devrez remplir le formulaire d’inscription dans lequel on retrouve les informations suivantes :

  • Vos nom et prénom;
  • Votre adresse de courrier électronique;
  • Le nom de votre compagnie ou de votre employeur;
  • L’adresse de votre compagnie ou de votre employeur;
  • Le secteur d’activité de votre compagnie;
  • D‘autres informations pertinentes pour des statistiques utiles pour les promoteurs dans les services qui vous sont rendus et que vous accepterez de fournir dans un formulaire en ligne.

En vous inscrivant à la Foire virtuelle, vous autorisez le promoteur et le gestionnaire de la plateforme à utiliser vos renseignements personnels ci-dessus durant la Foire virtuelle et à les transmettre seulement aux personnes dûment autorisées et à les utiliser uniquement aux fins pour lesquels ils ont été recueillis. 

De plus, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour vous contacter à la fin de la Foire virtuelle dans le cadre d’un sondage.

Veuillez noter qu’en tout temps, vous pouvez modifier, supprimer et fermer votre profil en envoyant un courriel à support@12sc.ca. Toutefois, même dans de tels cas, vous acceptez que votre profil ait pu être consulté et des renseignements copiés par des employeurs pendant la période où votre profil était actif.

  1. c) Renseignements spécifiques aux organismes

Pour avoir accès au service à la Foire virtuelle en tant qu’organisme, vous devez initialement nous fournir une adresse de courrier électronique valide. Dans le processus d’inscription subséquent, nous vous demandons les informations suivantes :

  • le nom de l’entreprise;
  • les nom et prénom d’une personne-ressource;
  • le numéro de téléphone de l’entreprise;
  • l’adresse de votre entreprise;
  • le logo de votre entreprise

Ces informations sont accessibles en tout temps aux administrateurs, dirigeants, employés, exposants, représentants et mandataires du promoteur. Le nom de l’entreprise, les principales activités de l’entreprise et les renseignements que l’on retrouve habituellement dans vos dépliants promotionnels pourront être vus par les visiteurs inscrits uniquement lorsque l’exposant fait afficher le ou les dépliants promotionnels sur son stand virtuel, autrement ils ne sont pas rendues publiques.

Les données des organismes pourront être détruites sur demande par le promoteur, et les administrateurs, dirigeants, employés, représentants et mandataires. Elles seront sauvegardées pour la période jugée suffisante par le promoteur pour protéger les intérêts légitimes du promoteur.

UTILISATION DE L’INFORMATION

En vous enregistrant sur la Foire virtuelle, en créant votre profil et en fournissant les renseignements demandés, vous consentez à ce que nous utilisions l’information que vous nous aurez transmise afin de :

  • créer votre profil en fonction de vos données;
  • vous contacter pour vous faire part de nouvelles activités de recrutement ou pour connaître votre opinion;
  • vous fournir des communications ou de l’information additionnelle telle que des bulletins;
  • vous permettre de communiquer vos réactions, de nous contacter ou de nous permettre de vous répondre;
  • fournir aux organismes, ou à des tiers qui les représentent, de l’information vous concernant et concernant votre intérêt par rapport aux dépliants promotionnels proposées;
  • fournir aux organismes, ou à des tiers qui les représentent, de l’information permettant de finaliser une présélection des visiteurs afin qu’ils puissent vous convoquer en entretien lors de l’activité ou pour des entretiens subséquents, même après la tenue de la Foire virtuelle;
  • fournir aux exposants, ou à des tiers qui les représentent, vos nom et prénom lorsque vous acceptez une convocation pour un entretien;
  • produire des rapports internes relatifs à l’utilisation de notre plateforme SVI.

L’information que vous publiez dans la Foire virtuelle peut être consultée, utilisée, imprimée et enregistrée uniquement par les exposants ou les autres utilisateurs autorisés dans le cadre de la Foire virtuelle. En fournissant des renseignements personnels relatifs pour des fins statistiques pour notre base de données, vous consentez à ce que l’information soit utilisée de la façon décrite dans la présente politique.

RETRAIT DE CONSENTEMENT

Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à recevoir des communications de la part du promoteur ou du gestionnaire de la plateforme, soit en cliquant sur l’hyperlien « Désabonnement » apparaissant dans ces communications, soit en contactant l’adresse suivante : support@12sc.ca 

COMMUNICATION DES INFORMATIONS AUX ORGANISMES, VISITEURS ET PROMOTEURS

Nous communiquons aux employeurs, recruteurs et utilisateurs de la Foire virtuelle des données relatives à votre profil créé dans le cadre de la Foire virtuelle. Nous ne communiquerons vos renseignements personnels à aucune autre personne et nous ne vendrons pas vos données personnelles à des tiers hors du cadre de la Foire virtuelle.

Lorsque de l’information est communiquée aux exposants de la Foire virtuelle, nous nous assurons d’obtenir des engagements de leur part de n’utiliser ces données que dans le but visé par la Foire virtuelle. Lorsque de l’information est communiquée à un autre utilisateur (représentant ou conseiller), nous obtenons des engagements de leur part de n’utiliser ces données que dans l’exercice de leur fonction dans le cadre de la Foire virtuelle.  De plus, nous obtenons de leurs parts un engagement à ne pas utiliser ces informations au bénéfice d’autres personnes ni de les communiquer à des tiers.

À la fin de la Foire virtuelle, le gestionnaire de la plateforme remettra au promoteur un jeu de donnée comprenant sur support matériel vos renseignements personnels ci-dessus, pour fin d’archivage. Le gestionnaire de la plateforme effacera tous vos renseignements personnels dans un délai raisonnable une fois que les données auront été transmises au promoteur. 

Vous avez le droit de vous opposer à ce que vos renseignements personnels soient ainsi conservés. Si vous ne voulez pas que vos renseignements personnels soient conservés sur un support matériel, vous pouvez envoyer une demande à cet effet avant la fin de la tenue de la Foire virtuelle par courriel à support@12sc.ca 

Le gestionnaire de la plateforme conservera toutefois des informations démographiques indirectes et statistiques qui vous concernent, mais qui ne permettent pas de vous identifier personnellement.

CONFIDENTIALITÉ DES IDENTIFIANTS

Il vous appartient de vous assurer que vos identifiants de connexion (nom d’utilisateur et mot de passe) demeurent confidentiels. Veuillez nous aviser sans délai si vous suspectez que vos identifiants sont utilisés par une personne non autorisée ou que la confidentialité de ces identifiants a été compromise.

La Foire virtuelle a mis en place, sur le plan technique et organisationnel, des mesures raisonnables conçues pour protéger vos données personnelles contre toute perte accidentelle ou contre tout accès, utilisation, altération ou diffusion non autorisées. Malgré ces mesures, Internet demeure un système ouvert et nous ne pouvons garantir que des tiers non autorisés ne pourront déjouer les mesures de sécurité que nous avons mises en place ou utiliser vos données personnelles à des fins illégitimes.

MINEURS ET PERSONNES INAPTES

Les Foires virtuelles sont destinés uniquement aux personnes majeures et aux personnes qui sont en mesure d’accepter les présentes conditions de par l’effet de la loi dans la juridiction où ils se trouvent. Toute autre personne doit donner son consentement par l’intermédiaire de la personne autorisée à exercer ses droits civils (parent, tuteur ou autre représentant autorisé par la loi).

LOIS APPLICABLES

La présente politique doit s’interpréter en vertu des lois de la Province de Québec (Canada) et des lois du Canada qui s’y appliquent. 

COMMUNICATION

Si vous avez des questions concernant la Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels, ou si vous pensez que nous ne respectons pas cette politique, vous pouvez à tout moment communiquer avec nous par courriel à l’adresse support@12sc.ca 

Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour répondre rapidement à vos questions ou résoudre votre problème. 

Vous pouvez aussi utiliser cette adresse pour communiquer avec nous pour toute demande prévue par la loi quant aux renseignements personnels qui vous concernent, notamment pour les demandes d’accès, de retrait et de rectification. 

EXCLUSION DE RESPONSABILITÉ

Le promoteur et le gestionnaire de la plateforme n’assument aucune responsabilité quant à l’exactitude des informations reproduites dans le site et quant aux résultats découlant de l’utilisation de telles informations. Sans limiter ce qui précède, le promoteur et le gestionnaire de la plateforme n’offre aucune garantie que les visiteurs pourront trouver les informations qu’ils cherchent ou que les exposants recevront des demandes des visiteurs.

De plus, le promoteur et le gestionnaire de la plateforme se dégagent de toute responsabilité relativement à l’information transmise par les exposants et les visiteurs sur la plateforme. Il revient à chacun de ceux-ci de vérifier la véracité de l’information de toute partie avec laquelle elle souhaite conclure une entente.

Le promoteur et le gestionnaire de la plateforme se réservent le droit de modifier, de limiter ou de supprimer toute donnée mise en ligne dans sa plateforme SVI, notamment si ces données sont diffamatoires, discriminatoires, vont contre les bonnes mœurs ou de l’ordre public ou sont susceptibles de porter atteinte à l’intégrité ou au bon fonctionnement de la plateforme SVI. 

Le promoteur et le gestionnaire de la plateforme n’assume aucune responsabilité pour les pertes, dommages ou frais qui résulteraient de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utiliser de l’information communiquée lors de la Foire virtuelle

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Privacy and Personal Information Policies

PRIVACY AND CONFIDENTIALITY POLICIES

In the text, the masculine is used to lighten the text, without prejudice to the feminine form.

This policy is intended for several types of users on URLs powered by the Interactive Virtual Fair platform (hereafter « IVF ») online. This policy governs the collection of personal or confidential information by the promoter through the use of the IVF platform. The platform manager, being the promoter’s service provider for the operation of the platform, will also govern itself in accordance herewith.

By registering in the Virtual Fair or by using the platform, you agree that the promoter may collect, use and transfer the personal information you provide on the IVF platform in accordance with the terms of this policy. If you do not agree with the way in which the promoter of the platform collects and processes personal information collected via the Virtual Fair, please do not use the IVF platform.

DEFINITIONS

« Virtual Fair »: Word used to designate the Virtual Fair as well as all Websites linked to or powered by the IVF Web platform. The Virtual Fair is a B2B meeting event that takes place on the Internet during a given period. The Virtual Fair brings together visitors, organizations, economic actors, municipalities, cities, exhibitors and institutions.

A « visitor » is a person who enters personal information in the Virtual Fair in order to participate in the event and to chat or video message with exhibitors. For the purposes of this policy, the word visitor includes users as well as any individual or legal entity interested in obtaining information or exchanging with an organization.

« organization »: An organization is a natural or legal person who has uploaded information to assist visitors to the Virtual Fair and who offers a virtual booth in the Virtual Fair.

« user »: An user is a visitor, an organization, a partner (company or institutional partner), a representative, a promoter or one of their representatives, who uses the IVF platform in order to participate in a virtual activity.

« Promoter » or « we »: RDÉE Canada 1 Nicholas Street, Suite 606 Ottawa, Ontario K1N 7B7.  RDÉE Canada is the main organizer of a B2B event that brings together companies and organizations. 

« platform manager »: A company headquartered in the province of Quebec, Canada.

INFORMATION TRANSMITTED AUTOMATICALLY

As soon as you access the Virtual Fair, a certain amount of information is exchanged automatically, without your intervention, between your computer and the IVF server.

  1. a) Cookie Files

This site places a « cookie » on candidates’ computers. This cookie allows us to track candidates’ activities on the IVF platform.

  1. b) Sharing information about your equipment

An exchange of information about your equipment (hardware and software) is necessary so that the file transmitted by the server is compatible with the computer equipment you are using. The platform manager also keeps the information required to count the number of visitors, the most frequently visited pages, the technology used by the site’s clientele, the referencing sites and the country of origin of candidates.

The information automatically transmitted between computers makes it possible in certain cases to identify you personally. 

LINKS TO OTHER SITES

The Virtual Fair provides links to other (third party) Websites. When you leave the IVF platform, the information exchanged is no longer subject to this privacy policy, but to that of the external Website, if any. 

The provision of external links does not imply that the promoter shares the opinions of their authors. Consequently, the promoter and the platform manager cannot be held responsible for the ideas, opinions and data, whatever they may be, available on these external sites. The external links are provided solely for the purpose of allowing the user to find additional information or to participate in a conference offered by the promoter or an organization.

INFORMATION COLLECTED AND STORED

  1. a) Consultation of public access pages

The only information collected on the public access pages is as follows:

  • the name, address, IP address and Internet domain used to access the Virtual Fair;
  • the type and version of the browser and operating system used;
  • the Website from which you came (when you clicked on a link to our site).

This data is collected through the use of cookies. This data is used for statistical purposes only and allows us to know, among other things, which pages have been visited, for how long and in what order. This data is preserved indefinitely for analysis purposes, including the comparison of statistical data from year to year. 

  1. b) Visitor-specific information

Visitor information is readable by exhibitors and organizations when applicants visit the virtual booths and PDF documents of exhibitors or organizations. If you do not want an exhibitor to see your data, you should not visit their virtual booth or the elements found on their virtual booth (PDF document, video, image).

To have access to the Virtual Fair service as a visitor, you will have to fill out the registration form with the following information:

  • Your first and last name;
  • Your email address;
  • The name of your company or employer;
  • The address of your company or employer;
  • Your company’s sector of activity;

Other relevant information for useful statistics for the promoters in the services rendered to you and that you will agree to provide in an online form.

By registering for the Virtual Fair, you authorize the promoter and the platform manager to use your personal information above during the Virtual Fair and to transmit it only to duly authorized persons and to use it only for the purposes for which it was collected. 

In addition, we may use your personal information to contact you at the end of the Virtual Fair in connection with a survey.

Please note that at any time, you may modify, delete and close your profile by sending an email to support@12sc.ca. However, even in such cases, you agree that your profile may have been viewed and information copied by employers during the time your profile was active.

  1. c) Organization-specific information

To access the Virtual Fair service as an organization, you must initially provide us with a valid email address. In the subsequent registration process, we ask for the following information:

  • the name of the organization;
  • the first and last name of a contact person;
  • the company’s telephone number;
  • your company address;
  • your company logo

This information is accessible at all times to directors, officers, employees, exhibitors, representatives and agents of the promoter. The name of the company, the company’s main activities and the information usually found in your promotional flyers can be seen by registered visitors only when the exhibitor posts the promotional flyer(s) on its virtual booth, otherwise they are not made public.

Organizational data may be destroyed upon request by the promoter and its directors, officers, employees, representatives and agents. It will be saved for the period deemed sufficient by the promoter to protect the promoter’s legitimate interests.

USE OF INFORMATION

By registering on the Virtual Fair, creating your profile and providing the requested information, you consent to us using the information you provide to:

  • create your profile based on your data;
  • contact you to inform you of new recruitment activities or to find out your opinion;
  • provide you with communications or additional information such as newsletters;
  • allow you to provide feedback, contact us or allow us to respond to you;
  • to provide organizations, or third parties representing them, with information about you and your interest in the proposed promotional brochures;
  • to provide the organizations, or third parties representing them, with information to finalize a pre-screening of visitors so that they may interview you at the event or for subsequent interviews, even after the Virtual Fair has taken place;
  • provide exhibitors, or third parties representing them, with your first and last names when you accept a call for an interview;
  • produce internal reports on the use of our IVF platform.

The information you publish in the Virtual Fair may be viewed, used, printed and stored only by exhibitors or other authorized users in the Virtual Fair. By providing relative personal information for statistical purposes for our database, you consent to the use of the information as described in this policy.

WITHDRAWAL OF CONSENT

You may withdraw your consent to receive communications from the promoter or platform manager at any time by clicking on the « Unsubscribe » hyperlink appearing in these communications or by contacting the following address: support@12sc.ca.

COMMUNICATION OF INFORMATION TO ORGANIZATIONS, VISITORS AND PROMOTERS

We provide employers, recruiters and users of the Virtual Fair with data related to your profile created in the Virtual Fair. We will not disclose your personal information to any other person and we will not sell your personal data to third parties outside the Virtual Fair.

When information is provided to Virtual Fair exhibitors, we ensure that we obtain commitments from them to use this data only for the purpose of the Virtual Fair. When information is provided to another user (representative or advisor), we obtain commitments from them to use the data only in the performance of their duties in the Virtual Fair.  In addition, we obtain from them an undertaking not to use this information for the benefit of others or to communicate it to third parties.

At the end of the Virtual Fair, the platform manager will provide the promoter with a set of data including in physical form your personal information above, for archiving purposes. The Platform Manager will delete all your personal information within a reasonable period of time after the data has been transmitted to the Promoter. 

You have the right to object to the retention of your personal information in this manner. If you do not want your personal information to be kept on a physical medium, you can send a request to this effect before the end of the Virtual Fair by e-mail to support@12sc.ca. 

The platform manager will, however, retain indirect demographic and statistical information about you that does not identify you personally.

CONFIDENTIALITY OF IDENTIFIERS

It is your responsibility to ensure that your login credentials (username and password) remain confidential. Please notify us immediately if you suspect that your identifiers are being used by an unauthorized person or that the confidentiality of these identifiers has been compromised.

The Virtual Fair has implemented reasonable technical and organizational measures designed to protect your personal data against accidental loss or against any unauthorized access, use, alteration or dissemination. Despite these measures, the Internet remains an open system and we cannot guarantee that unauthorized third parties will not be able to circumvent the security measures we have put in place or use your personal data for illegitimate purposes.

MINORS AND INCOMPETENT PERSONS

The Virtual Fairs are intended only for adults and persons who are able to accept these conditions by the effect of the law in the jurisdiction where they are located. Any other person must give their consent through the person authorized to exercise their civil rights (parent, guardian or other representative authorized by law).

APPLICABLE LAWS

This policy shall be interpreted in accordance with the laws of the Province of Quebec (Canada) and the laws of Canada applicable therein. 

COMMUNICATION

If you have any questions about this Privacy and Confidentiality Policy, or if you believe that we are not abiding by this policy, you may contact us at any time by email at support@12sc.ca. 

We will take all reasonable steps to respond promptly to your questions or resolve your problem. 

You may also use this address to contact us for any request provided for by law regarding your personal information, including requests for access, removal and correction.

DISCLAIMER OF LIABILITY

The promoter and the platform manager assume no responsibility for the accuracy of the information reproduced on the site and for the results resulting from the use of such information. Without limiting the foregoing, the promoter and the platform manager offer no guarantee that visitors will be able to find the information they are looking for or that exhibitors will receive requests from visitors.

Furthermore, the Promoter and the Platform Manager disclaim all responsibility for information transmitted by exhibitors and visitors on the Platform. It is the responsibility of each of them to verify the veracity of the information of any party with whom they wish to enter into an agreement.

The promoter and the platform manager reserve the right to modify, limit or delete any data posted on its IVF platform, particularly if this data is defamatory, discriminatory, against morality or public order or is likely to undermine the integrity or proper functioning of the IVF platform. 

The promoter and the manager of the platform do not assume any responsibility for losses, damages or costs that would result from the use or impossibility to use information communicated during the Virtual Fair.